Cuando hablamos de vacaciones, muchos piensan en estar en la playa o escalando una montaña. Otros en las comidas que vamos a disfrutar. Pero la realidad es que ese es el punto final de un largo proceso de planificación que empieza mucho antes de comprar los pasajes aéreos y subir al avión.

Entre tomar un trago en una playa de Río de Janeiro y el trabajo cotidiano en una oficina de Lugo existe una gran variedad de decisiones coordinadas entre distintas personas para que esas vacaciones brasileñas sean posible. 

Es que en realidad, las vacaciones realmente empiezan cuando notificamos a nuestro empleador que queremos irnos durante dos o tres semanas. Para ello, los empleados, jefes y el área de Recursos Humanos deben realizar una danza cual "Lago de los Cisnes de la coordinación" para lograr que el negocio pueda seguir operando de forma inteligente, incluso, en los períodos de alta demanda. 

En este artículo vamos a explorar algunas de las estrategias más efectivas que utilizan las empresas (y en especial, las áreas de Recursos Humanos) para organizar y coordinar las vacaciones en empresas con muy alta rotación, asegurando que el negocio y los empleados puedan disfrutar de un proceso bien organizado con políticas claras. 

Usa alguna herramientas de gestión digital

Con la excepción de algunas empresas que pueden bajar la persiana durante algunos momentos del año (algo común que sucede en España durante agosto, por ejemplo), en general otras requieren de mucha planficación y reglas claras para todos los empleados. Este último punto es clave para que las personas se den cuenta de que el reparto de las vacaciones se realiza de forma justa y sin ningún tipo de favoritimos. Aquí siempre se tratará de evitar el conflicto interno entre empleados. 

Acá siempre trataremos de dar una solución a los problemas. Y es por eso que nos adelantamos y te comentamos cómo deberías gestionar esto de forma clara. Durante muchos años, en muchas empresas, las vacaciones se pedían de forma escrita, en papel y con las firmas de cada una de las áreas involucradas. Era un proceso lentísimo y que además requería de la coordinación de decenas de personas. Desde el jefe intermedio que firma, hasta los que trasladaban los pedidos a través de correos internos. Además de la acumulación de papeles por cada pedido de vacaciones. 

Por suerte las herramientas de control horario aparecieron para ayudar a la planifacación de las vacaciones. Herramientas como factorial.es permiten automatizar muchos de estos procesos, incluso, la solicitud, aprobación y seguimiento de las vacaciones. Además es una solución integral para coordinar con diferentes áreas y permite integrar esta herramienta con los sistemas de nóminas. 

Indaga sobre las necesidades del negocio

Este punto es fundamental para cualquier empleado que trabaje en Recursos Humanos de una empresa. Es importante indagar cuáles son las necesidades del negocio. No es lo mismo una empresa que gestiona el rubro hotelero (en donde puede tener altibajos de demanda durante el año), un freeshop en un aeropuerto (que está abierto durante todo el año) y un funcionario público que no trabaja durante agosto. 

Conocer esos picos de demanda y de menor actividad tienen que ser planificados con anterioridad. Además puede surgir que durante un año en particular, la demanda aumente por eventos extraordinarios, con lo cual es importante que tanto los sectores operativos como los de Recursos Humanos estén al tanto de que quizás ese año no todos pueda elegir las vacaciones durante el mismo momento. 

Asegúrate de tener clara la política de vacaciones

El siguiente paso es establecer reglas claras para todos los empleados sobre las políticas de vacaciones de la empresa. Esto es importante para evitar malentendidos y conflictos internos. En primer lugar, todos los empleados deben saber (desde el día que ingresan a la compañía) cuántos días de vacaciones van a disfrutar por año. A eso se suma los procedimientos que deben completar para solicitar esas vacaciones y las restricciones durante los períodos de alta demanda. Algo así sucedió en París, por ejemplo, durante 2024. La organización de los Juegos Olímpicos alteró a toda la ciudad, haciendo que muchos negocios permanecieran abiertos entre junio y julio de ese año, incluso, con la necesidad de contratar más personal.

Es importante que esto esté también bien definido dentro de las áreas operativas, quienes son definitivamente quienes más conocen su sector. Es por eso que esta política debe ser flexible para poder adaptarse a las necesidades del año. Esto es, eventos extraordinarios que puedan requerir cancelar las vacaciones. Pero también es importante analizar qué pasa con los empleados que son más antiguos y suelen acumular un gran período de vacaciones. Es por eso que es conveniente establecer cláusulas especiales para evitar el efecto "bola de nieve" de vacaciones no disfrutadas y que puedan perjudicar la operatoria del negocio. 

Establece una planificación anticipada con tus empleados

Los rangos medios y altos de la empresa son quienes más conocen a los empleados y deben jugar un papel activo durante este proceso. Son ellos los que deben definir cuántas personas son necesarias para la operatoria óptima de cada momento del año, a la vez son quienes deben establecer cuáles creen que serán los momentos de más alta demanda. 

Es por eso que deben realizar revisiones periódicas sobre la actividad de la compañía y coordinar con otras áreas para asegurarse una cantidad suficiente de empleados. 

Como vemos, planificar las vacaciones es mucho más que sacar un pasaje de avión a una playa brasileña. Se trata de una danza de ballet de gestión de decenas de personas que deben dar el visto bueno para que puedas disfrutarlas en el momento del año adecuado. Luego sólo quedará disfrutar de ellas. ¡Buen viaje!