Uno de tus trabajadores se pone enfermo y se ausenta durante unos días. Llegan las vacaciones de verano y hay que hacer un encaje de bolillos para que cada empleado pueda irse de viaje en las fechas en las que lo desea. Son dos situaciones habituales que se enfrentan en el trabajo y a las que ahora se puede hacer frente con el software de factorialhr.es. Cuadrar los horarios y turnos cuando el personal se va de vacaciones dejará de ser un problema con un gestor de vacaciones y ausencias porque podrás implementar un sistema de seguimiento fácil y eficaz.

Obligación del registro horario

Las empresas están obligadas, desde mayo de 2019, a registrar la jornada laboral de sus trabajadores. Eso incluye las ausencias por bajas laborales y las vacaciones. Las compañías deben anotar, a diario, el momento de inicio y de finalización de la jornada. 

Además, el registro tiene que ser fiable e inviolable, es decir, que no se pueda modificar a posteriori y se debe conservar en el centro de trabajo a disposición de los empleados; también de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo durante cuatro años. Hay sistemas como el de factorialhr, que centralizan en un solo lugar el control horario de los trabajadores para cumplir con la ley y que el tiempo de los gestores sea más eficaz.

Todo salió de la voluntad de la ministra de Trabajo socialista, Magdalena Valerio, que quiso hacer obligatorio este registro para todas las empresas, con el objetivo de que salieran a la luz la enorme cantidad de horas extraordinarias que se realizaban. Y sobre todo, que los trabajadores tuvieran un instrumento para reclamar su pago. También buscaba perseguir que se sancionaran los excesos no permitidos por la ley, ya que la norma solo permite un máximo de 80 horas extraordinarias por trabajador al año; salvo las que se hagan por fuerza mayor.

Un software para unas vacaciones felices

Antes de salir de vacaciones, muchos trabajadores pierden el control de las horas que están trabajando. Con el software adecuado, mejora la eficacia de los trabajadores, porque sabrían cuánto tiempo van a trabajar y hasta dónde pueden llegar sus horas extra. Porque todavía hay muchos países donde se trabajan muchas más horas de las que recomiendan los organismos internacionales. 

Es una tarea pendiente porque cinco años después de que se impusiera el registro, la Encuesta de Población Activa muestra que el número de trabajadores que dice haber hecho horas extra en la semana sigue siendo el mismo: el 5% de los asalariados, osea, casi 900.000 personas trabajan más allá de su horario. Lo que sí ha disminuido ligeramente es el número promedio de horas extra que hacen los empleados que declaran trabajar este tiempo de más. 

Antes de que fuera obligatorio el registro horario, se contaban 6,1 millones de horas extra y ahora la cantidad total que se contabiliza es aproximadamente 6,5 millones a la semana. Parece erróneo, pero no lo es, porque el empleo ha aumentado en este tiempo, así que la media de horas que realiza cada uno de estos empleados se habría reducido a 7,4 horas de más a la semana, frente a las 8,5 que se declararon en el año previo a que el registro horario fuera obligatorio. El trabajo sale adelante dedicando menos horas extras y los trabajadores pueden irse de vacaciones tranquilos y desconectar para volver con más ganas a sus puestos.

No te agobies con los nuevos cambios de la ley

Es seguro que estas reducciones en las horas extra no sean un logro suficiente para los responsables gubernamentales y los sindicatos, que no están del todo satisfechos con cómo ha funcionado el registro obligatorio de la jornada. El secretario de Estado de Empleo, Joaquín Pérez Rey, dijo en el Congreso de los Diputados que hay que cambiar el registro horario. No le parecía aceptable el nivel de incumplimiento en materia de jornada que hay en España.

Estar al día de los nuevos requisitos que se vayan planteando en lo legislativo es algo que un software puede proporcionarte para que no tengas que estar pendiente de los constantes cambios que pueda sufrir la legislación y puedas disfrutar tú también de tus vacaciones. En el Ministerio de Trabajo están plenamente decididos a modificarlo en el contexto de la futura reducción de la jornada máxima legal a 37,5 horas. La intención de este ministerio es que el registro sea obligatoriamente electrónico, porque ahora puede realizarse en una hoja de papel.

Las inspecciones pueden darte muchos dolores de cabeza

Aunque el Gobierno no logre sacar adelante en el Parlamento la reducción de la jornada, el ministerio quiere aprobar el cambio en el registro, incluso en ese caso. También quiere que el registro no sea fácilmente modificable; e interoperable por la Inspección de Trabajo. Por eso es importante tener un software que permita automatizar este proceso y no sufrir por las posibles inspecciones. Hasta ahora, el diseño legal de este registro obligatorio ha resultado ser lo suficientemente laxo como para que muchas empresas hicieran trampas.

Cualquier empresa, sin importar el tamaño, puede disponer de un sistema sofisticado para implantar un registro horario electrónico. Antes, muchas empresas creían que necesitaban muchos recursos, pero eso ha cambiado. De momento, la Inspección de Trabajo no ha tenido todos los medios humanos y materiales necesarios para combatir con efectividad los registros mal realizados. La baja cuantía de las sanciones, cuyo máximo son 7.500 euros, podría también subir con la reforma.